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Time Management, il tempo come driver del benessere nel business [INTERVISTA]

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Si può essere degli ottimi manager ma dei cattivi amministratori del proprio tempo? Sì. E le ripercussioni più grandi si avvertiranno nella propria dimensione quotidiana, quella privata, quella che naturalmente dovrebbe essere rivolta a rigenerarsi per trovare la linfa giusta per carburare nel lavoro. Un professionista che gestisce male la propria giornata lavorativa è un professionista insoddisfatto, incompleto, stressato e quindi, anche inconsapevolmente, inefficiente.  Ne abbiamo parlato con Alessandro Costantino, esperto in coaching e formazione per le aziende sui temi del Public Speaking, Change Management, Leadership Situazionale, Comunicazione, ed in primis Time Management.

Partner del Sicilia Convention Bureau, Alessandro Costantino si definisce un ‘Business Gardener‘ e per contribuire a rendere rigogliose le aziende condivide con i nostri lettori alcuni spunti di riflessione per capire quanto la gestione del tempo possa fare la differenza nella vita privata come anche nel business, divenendo un driver del benessere.

Time management nella vita personale versus professionale: cosa e come cambia?

Alessandro: In realtà nulla. Gestire bene il tempo significa metterti nelle condizioni di fare quello che stai facendo, mentre lo stai facendo. Programmo prima per essere molto focalizzato durante. E non importa che tu sia in mezzo ad un evento con 300 americani o stia oziando creativamente sul divano con 5 libri aperti. Dai il meglio che puoi nel tuo “qui ed ora”. Certo servono competenze elevate, in uno e nell’altro caso.

Time management nella gestione dei task aziendali, nella gestione di email e messaggi, nella gestione di incontri e appuntamenti: dove risiedono le maggiori criticità e dove le maggiori opportunità di ottimizzare il proprio tempo al lavoro?

Alessandro: Stephen Covey diceva “Le prime cose al primo posto”. I leader in azienda hanno il compito di mantenere sempre estremamente chiare quali siano le priorità su cui il gruppo deve lavorare. Devono avere grande controllo su questa dinamica altrimenti il collaboratore lavorerà alacremente, ma inutilmente, su qualcosa che in quel momento non serve fare. Risultato: Capo scontento, collaboratore demotivato e cliente perso. Se come team abbiamo sempre le priorità chiare, il resto viene da sé”.

In che misura la cattiva gestione della propria giornata lavorativa può avere ripercussioni sul proprio equilibrio e salute personale?

Alessandro: Mi ricordo una storia (ma non ricordo dove l’ho vista o letta!) in cui un formatore o un insegnante, per spiegare lo stress, invitava un suo allievo a tenere in mano un bicchiere d’acqua pieno chiedendogli se fosse per lui pesante. Alla risposta negativa del ragazzo continuò chiedendogli se, per favore, potesse tenerlo cosi per 4 ore. Tutti risero perché capirono il senso della storia.
Ognuno di noi possiede, in diversa misura, capacità di “coping”, resilienza necessaria ad affrontare lo stress.
Il problema che il Time Management (questo è il mio modo di vederlo, naturalmente) deve risolvere è la consapevolezza nel capire quando una cattiva gestione della giornata lavorativa diventa routine, si irrigidisce troppo, diventando velenosa. Ecco che lì bisogna cambiare direzione, cambiare abitudini, trovare nuovi equilibri. Chi si occupa di Time Management lo sa che prima di commettere l’errore di efficientare processi velenosi, deve assicurarsi che la direzione sia quella giusta. Altrimenti è come essere su un taxi che ti porta nella direzione opposta a quella che vuoi raggiungere e dire all’autista “Faccia più in fretta per favore!”.

Seguire un corso sul Time Management entro quale arco di tempo consente di vedere i primi risultati in termini di maggiore efficienza nella vita e nel contesto lavorativo?

Alessandro: Peter Drucker dice che l’efficienza sta nel fare la stesse cose che facevi prima in meno tempo; l’efficacia sta nello scegliere le cose giuste da fare.

Molte persone credono di essere ancora nella Milano degli anni ’80 in cui bisognava efficientare tutto al minuto. Il mio corso non è per futuri Lino Banfi in “Vieni Avanti Cretino” ma per persone che vogliono ragionare sui moltiplicatori di tempo, su come sentirsi pienamente realizzate come professionisti e come persone. L’obiettivo non è trovare tempo da occupare ancora con il lavoro, ma sentirsi integri, pieni, soddisfatti di sé.

Alessandro, 3 consigli flash che puoi regalarci per compiere i primi passi per migliorare il proprio Time Management.

1) Trasforma le tue “to do list” in “next move list” (Non scrivere “Fornitore palco” sulla tua lista, piuttosto scrivi “Chiama Andrea Rossi, vittorio bianchi e Luca verdi per chiedere tre preventivi”); 2) La mente non è fatta per ricordare cose, non è un ufficio! Il cervello serve per risolvere problemi complessi. Fai fare il lavoro di un’agenda ad un’agenda o al google calendar; 3) Metti in programmazione il tempo per te. Una volta a settimana occupa un posticino della tua agenda cartacea o digitale e scrivici sopra il tuo nome, anche se non sai cosa fare. Tu sei importante.

Ed un quarto: Lascia sempre uno spazio per le emergenze nella tua settimana lavorativa. Non occupare tutti gli spazi come se stessi giocando a tetris!

Grazie da Sicilia Convention Bureau

 

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